Excel 2007


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Matthew MacDonald Excel 2007 THE MISSING MANUAL pdtExcel_12095.indd 3 2/08/07 9:53:12 © Groupe Eyrolles, 2007, pour la présente édition, ISBN : 978-2-212-12095-0 chapitre Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 621 © 2007 Groupe Eyrolles 22 Protéger les classeurs Dans ce chapitre, vous allez découvrir deux fonctionnalités destinées à éviter que vos modèles de calcul ne soient détruits par la négligence des uns ou par la malveillance des autres : la validation des données et la protection des feuilles de calcul. La validation des données permet d?installer des filtres sur certaines cellules qui rejettent toute saisie non conforme à ces filtres. La protection des feuilles de calcul interdit l?accès à certaines cel- lules de manière à ce qu?elles ne puissent plus être modifiées. Combinées, ces deux fonctionnalités assurent la pérennité de vos modèles de calcul. Comprendre la sécurité Excel Protéger une feuille de calcul permet d?empêcher les opérations suivantes : ? modification de la structure d?une feuille de calcul (insertion ou suppression de cellules, colonnes ou lignes) ; ? modification de la mise en forme d?une feuille de calcul (notamment du forma- tage des nombres ou d?autres détails, tels que la couleur des cellules et la largeur des colonnes) ; ? modification de cellules particulières ; ? modification, voire consultation, des formules de la feuille de calcul ; ? accès à des cellules dont la modification, voire l'inspection, n'est pas autorisée ; ? mettre en ?uvre la fonctionnalité de validation rend les services suivants : - rejet des saisies qui ne respectent pas certains critères ; - affichage des sollicitations, notamment des messages d?aide à la saisie qui appa- raissent dès que la cellule concernée est sélectionnée. MIS_excel2007.fm Page 621 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 622 © 2007 Groupe Eyrolles La commande Validation Plusieurs motivations peuvent amener à l?emploi de ces fonctionnalités. Souvent il s?agit d?empêcher les utilisateurs de détruire des formules ou de modifier des données que vous avez mis du temps à rassembler. Il est intéressant d?autoriser vos collègues à jouer avec votre modèle, sans pour autant leur permettre d?en modifier la structure ou les données. Si plusieurs utilisateurs doivent renseigner certaines cellules, il faut les guider pour qu?ils perdent le moins de temps possible dans cette saisie et qu?ils n?aient jamais l?occasion de détruire une partie du modèle. Dans ce cas, la combinaison des fonctionnalités de validation et de protection remplit parfaitement cet office. Info : La protection des feuilles de calcul et la validation des données peuvent également servir à définir des modèles Excel (voir le chapitre 16). Elles garantissent que les utilisateurs placeront les bonnes informations au bon endroit. La commande Validation La commande Validation des données permet de filtrer (condition) et de guider (mes- sage) la saisie d?une cellule. Configurer une cellule avec la commande « Validation des données » nécessite un peu de temps ; aussi l?utiliserez-vous uniquement dans des feuilles de calcul dont vous confiez la saisie à des tierces personnes (voir la figure 22-1). Figure 22-1 Cette feuille de calcul affiche le tableau d?amortissement d'un emprunt. On peut utiliser la commande « Validation des données » pour les cellules que les utilisateurs sont susceptibles de modi- fier, notamment B3 (le montant de l?emprunt) et B4 (le taux d?intérêt). Ensuite, la protection de la feuille de calcul, que nous allons examiner dans ce chapitre, sera appliquée afin d?empêcher la modification de toutes les autres cellules. MIS_excel2007.fm Page 622 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 623 © 2007 Groupe Eyrolles Onglet Options Pour mettre en ?uvre la commande « Validation de données », sélectionnez la cellule concernée, puis choisissez Données>Outils de données>Validation des données>Valida- tion des données. La boîte de dialogue Validation des données s?affiche et propose trois onglets : Options, Message de saisie et Alerte d?erreur. Configurez les paramètres de ces trois onglets, puis cliquez sur OK pour activer la règle que vous venez de définir à la cellule sélectionnée. Astuce : Vous pouvez appliquer une même règle de validation à plusieurs cellules simultanément. Il suffit de sélectionner toutes les cellules visées avant de choisir la commande Données>Outils de données>Validation de données>Validation de données à partir du ruban. Onglet Options L?onglet Options de la boîte de dialogue Validation des données (voir la figure 22-2) permet de spécifier les valeurs autorisées dans la cellule sélectionnée. Deux méthodes sont à votre disposition. Dans la zone de liste Autoriser, choisissez le type de valeur permis. Les types les plus simples sont Nombre entier, Date, Heure, Longueur du texte ou encore Décimal (les deux autres types, Liste et Personnalisé, seront traités ultérieure- ment dans le chapitre). Par exemple, si vous sélectionnez Nombre entier dans la zone de liste Autoriser, puis tentez de saisir la valeur 4,3, Excel affiche un message d?erreur et interdit la validation de la saisie en cours. Une fois le type de données sélectionné, vous devez encore définir une fourchette. Pour cela, sélectionnez un opérateur de comparaison dans la zone de liste Données. Ensuite, spécifiez les limites autorisées. Par exemple, pour restreindre la saisie à un entier compris entre 0 et 5, sélectionnez comprise entre sous Données, puis définissez un Minimum de 0 et un Maximum de 5. D'autres opérateurs de comparaison sont disponibles, notam- ment supérieure à, inférieure à ou égale à. Les cases de saisie des limites de fourchettes sont proposées pour chaque type de valeur, notamment les dates, les heures et les chaînes de texte (pour lesquelles vous pouvez limiter le nombre de caractères). Figure 22-2 Les options sélectionnées ici contraignent l?utilisateur à saisir un nombre entier compris entre 1 et 100 (ou à laisser la cellule vide). De plus, la case à cocher Ignorer si vide, placée dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue, est activée. Excel autorise donc les valeurs vides ; aussi, si l?utilisateur efface sa saisie, cet effacement est accepté. MIS_excel2007.fm Page 623 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 624 © 2007 Groupe Eyrolles Onglet Message de saisie Supprimer une règle de validation est une opération facile. Sélectionnez simplement les cellules concernées, puis Données>Outils de données>Validation de données, puis dans la boîte de dialogue, cliquez sur Effacer tout. Info : La règle de validation prend effet dans la cellule dès son application, mais sans rétroaction. Si vous appliquez une règle de validation alors que la cellule contient déjà une donnée invalide, Excel ne réagit pas. Onglet Message de saisie Une fois les règles de saisie précisées, il est assez courtois de préparer l?affichage « préventif » d?un message qui apparaîtra dès que l?utilisateur sélectionnera la cellule. En effet, cela n?est pas obligatoire, mais il est assez désagréable pour l?utilisateur de se voir refuser sa saisie alors que rien ne l?avait averti de la règle à respecter. Info : Avec l'onglet Options, vous définissez des règles qui empêchent la saisie de valeurs erro- nées. Avec l'onglet Message de saisie, vous affichez un message personnalisé dès que la cellule est sélectionnée. Selon les cas, vous utiliserez l?un ou l?autre onglet, ou les deux. Les messages pren- nent toute leur importance lorsque vous partagez un classeur avec un collègue susceptible de le copier et de le réutiliser, ou lorsque vous élaborez un modèle. Il est aussi particulièrement adapté pour guider les débutants. Un message de saisie est composé de deux parties : un titre (qui s?affiche en gras), et un corps de message plus détaillé. Dans l?onglet Message de saisie, (voir la figure 22-3), précisez ces deux éléments en remplissant simplement les zones de saisie correspondantes : respectivement, Titre et Message de saisie. Assurez-vous également que la case à cocher Quand la cellule est sélectionnée est bien activée. Dans la négative, Excel n?affichera aucun message. Figure 22-3 Voici un exemple de message qui aidera l?utilisateur à comprendre votre modèle de calcul « Echéancier d?emprunt ». Lorsque vous définissez un message de saisie, vous tapez un titre pour la boîte contextuelle (qui s?affiche en gras), puis un texte descriptif. La figure 22-4 présente le message tel qui s?affiche dans la feuille de calcul. MIS_excel2007.fm Page 624 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 625 © 2007 Groupe Eyrolles Onglet Alerte d?erreur Les messages de saisie ne doivent pas se contenter d?indiquer laconiquement vos règles de validation. Dans l?idéal, il est bon qu?ils distillent quelques explications sur les données attendues dans la cellule. En fait, adaptez le message au profil de l'utilisateur. Par exemple, pour aider à la saisie d?une date de facture, le message pourra être le suivant : « Date à laquelle votre facture a été présentée au responsable. Utilisez le format jj/mm/aaaa (exemple, 29/01/2008 pour le 29 janvier 2008) et veillez à ne saisir aucune date antérieure au 1er janvier 2007. » Pour un code de paiement, le message pourra être « Saisissez le code qui figure dans le coin supérieur droit de la souche. Tous les codes de paiement commencent par les lettres AZ. » Onglet Alerte d?erreur En dépit de tous vos messages de saisie, vous trouverez sûrement un utilisateur distrait qui saisira quand même une donnée erronée. Dans ce cas, vous disposez d?une troi- sième cartouche : le message d?erreur. Le message d?erreur standard d?Excel, qui s?affi- che en cas d'infraction aux règles de validation définies dans l'onglet Options, est assez brutal et ne donne aucune explication claire. Mieux vaut donc définir votre propre message d?erreur dans l?onglet Alerte d?erreur. Pour ce faire, cliquez sur l?onglet Alerte d?erreur de la boîte de dialogue Validation des données (voir la figure 22-5). Commencez par activer la case à cocher Quand des données non valides sont tapées. Excel surveille alors la cellule à la recherche d?informa- tions invalides. Si l?utilisateur tente de saisir des données inadéquates, une boîte de dialogue s?affiche et présente un message d?erreur. Les boutons qu?Excel utilise dépen- dent du niveau de blocage souhaité. Pour sélectionner un style de message d?erreur, sélectionnez une option dans la liste Style. Les débutants apprécieront l?utilisation de l?icône d?information conviviale présentée à la figure 22-6, qui remplacera avantageusement le X rouge de l'alerte par défaut. Toutefois, n?oubliez pas : à icônes distinctes, effets distincts. Excel tolère les entrées invalides de différentes manières. Voici les choix possibles : ? Arrêt ? Dans le message d'erreur, Excel propose les boutons Réessayer et Annuler. La personne qui utilise le classeur doit cliquer sur Annuler pour rétablir la valeur d?origine de la cellule, ou sur Réessayer pour revenir au mode d?édition de la Figure 22-4 Lorsque l?utilisateur du classeur se place sur une cellule associée à un message de saisie, une boîte d?aide contextuelle jaune affiche ce message. Si son affichage obstrue des informations importantes, l?utilisateur peut faire glisser cette boîte vers un autre emplacement. MIS_excel2007.fm Page 625 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 626 © 2007 Groupe Eyrolles Onglet Alerte d?erreur cellule et tenter de corriger la saisie. L?option Arrêt est le seul style qui empêche totalement l'utilisateur de saisir une donnée invalide. ? Avertissement ? Dans ce cas, le message d?erreur propose des boutons Oui et Non. Le premier permet à l'utilisateur de passer outre la règle établie et de pour- suivre sa saisie ; le second d?annuler l?opération et de revenir au mode d?édition. Si le premier choix est retenu (bouton Oui), Excel accepte les données saisies dans la cellule, même si elles enfreignent les règles de validation. ? Informations ? Le message d?erreur s?accompagne des boutons OK et Annuler. Cliquez sur OK pour entrer les données (invalides) dans la cellule. Cliquer sur Annuler laisse la cellule inchangée. Une fois l?icône définie, saisissez un titre, puis un message de description de l?erreur. Rappelez-vous que vous ne serez pas là pour savoir ce qui se passe. Aussi, mieux vaut rappeler les règles définies pour la cellule et utiliser une phrase qui commence par « Vous avez probablement ._ ._ ._.». Info : Si vous définissez une règle de validation de données, mais désactivez la case à cocher Quand des données non valides sont tapées, aucun message ne se présente à l?utilisateur à l?ori- gine de la saisie erronée. Celui-ci n?a donc pas connaissance de son erreur. Vous ne devez désacti- ver cette case à cocher que si vous souhaitez temporairement désactiver vos règles de validation, sans les supprimer, afin de pouvoir les rétablir ultérieurement. Figure 22-5 Des messages d?erreur comme celui-ci informent l?utilisateur sur ce qu?il doit faire pour corriger sa méprise. Figure 22-6 Cet exemple utilise le style Informations pour le message d?erreur. Ce dernier présente une icône moins agressive : l?icône I dans un cercle. MIS_excel2007.fm Page 626 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 627 © 2007 Groupe Eyrolles Établir une règle de validation avec une formule Établir une règle de validation avec une formule Vous pouvez définir des règles de validation plus sophistiquées en utilisant des formules. Par exemple, si l'utilisateur doit saisir la date courante dans un formulaire, il faut s?assu- rer que la date saisie n?est pas antérieure à la date du jour. Le recours à une date littérale dans le cadre d'une règle de validation des données est inopérant dans le temps. En effet, cette date limite change chaque jour. En revanche, la fonction AUJOURDHUI() saura vous tirer de ce mauvais pas. Sélectionnez Données>Outils de données>Valider des données. Dans l'onglet Options, sélectionnez le type Date et spécifiez que les valeurs doivent être supérieures ou égales à =AUJOURDHUI(). En d'autres termes, lorsque quelqu'un tape des informations dans cette cellule, Excel exécute la fonction AUJOURDHUI() et compare le résultat à la valeur saisie. Cet exemple illustre l?incorporation d?une fonction au sein d?une règle de valida- tion de données. Vous pouvez tout aussi bien utiliser une formule contenant une référence à une cellule ; par exemple, pour vous assurer qu?une cellule des dépenses contient toujours une valeur inférieure ou égale à une cellule de budget correspondante. Dans ce cas, vous ne pouvez pas placer la limite budgétaire directement dans la règle de validation de données puisque aucun budget n?est défini tant que personne n'utilise le classeur. Vous devez donc créer une règle de validation qui utilisera une formule référençant la valeur de la cellule de budget. Si cette cellule est C3, par exemple, vous spécifierez que la valeur de la cellule des dépenses doit être inférieure ou égale à la formule =C3. Pour une approche encore plus sophistiquée, dans la liste Autoriser, sélectionnez le type de données Personnalisé. Vous devez alors appliquer une formule conditionnelle dans la zone Formule. Il s?agit simplement d'une formule qui renvoie les valeurs VRAI ou FAUX. Le chapitre 13 vous dit tout sur la création des fonctions conditionnelles. Si le résultat ASTUCE Figure 22-7 Excel ajoute automatiquement les cercles de validation lorsque vous sélectionnez la commande Données>Outils de données>Valider des données>Entourer les données non valides. Ces cercles contribuent à identifier les cellules contenant des données non conformes aux règles établies. Repérer rapidement les erreurs Les cercles de validation sont un outil Excel souvent négligé. Lorsque vous sélectionnez Données>Outils de données>Vali- der des données>Entourer les données non valides, Excel trace un cercle rouge autour des cellules dont le contenu en- freint une règle de validation, et ce, dans toute la feuille de calcul (voir la figure 22-7). Pour effacer ces marquages, cli- quez sur Données>Outils de données>Valider des don- nées>Effacer les cercles de validation. Les cercles de validation sont inutiles lorsque vous utilisez une règle de validation stricte (lorsque vous rejetez toutes les er- reurs avec le message Arrêt) car elle empêche la présence de toute donnée non valide. Toutefois, elle se révèle particulière- ment utile lorsque des messages Avertissement ou Informa- tions ont pu laisser passer des erreurs. L'application des cercles de validation est utile pour laisser une personne remplir un classeur, puis une autre l'examiner. Dans ce cas, ils aident le second intervenant à identifier, puis corriger les erreurs. MIS_excel2007.fm Page 627 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 628 © 2007 Groupe Eyrolles Établir une règle de validation avec une formule est vrai, Excel autorise la saisie dans la cellule. S?il est faux, votre boîte de dialogue d?erreur personnalisée s?affiche (si, bien sûr, vous avez activé la case à cocher Quand des données non valides sont tapées). Qui plus est, les formules conditionnelles permettent d?imbriquer d?autres fonctions comme ET() et OU(). Les règles de validation conditionnelle sont également utiles lorsque vous devez comparer la cellule courante à la valeur que renvoie une fonction. Bien que plutôt inti- midante de prime abord, la fonction qui suit empêche l?utilisateur du classeur de saisir une date qui tombe pendant un week-end. B3 correspond à la cellule qui contient la règle de validation, et les fonctions JOURSEM() vérifient que B3 ne correspond ni à un samedi (de valeur 7), ni à un dimanche (de valeur 1). La formule contraint B3 à se conformer à ces deux restrictions en même temps en utilisant la fonction ET() : Une formule conditionnelle intégrée à une règle de validation permet également de surveiller un groupe de cellules et de vous assurer que sa valeur totale ne dépasse pas un certain plafond. Ainsi, pour qu'une série de postes de dépense placés dans les cellules B2 à B7 reste globalement inférieur à 5 000 euros, sélectionnez toutes ces cellules, puis Données>Outils de données>Validation des données. Dans la boîte de dialogue, choisissez le type de données Personnalisé, puis appliquez la formule suivante : La figure 22-8 présente une formule de ce type. Cette fois, plutôt que d?utiliser une limite budgétaire saisie « en dur » dans la règle de validation, c?est une référence de cellule qui fournit cette limite. =ET(JOURSEM(B3)<>1;JOURSEM(B3)<>7) =(SOMME($B$2:$B$7)<=5000) Figure 22-8 Ici une règle de validation des données personnalisée surveille la valeur totale d?un groupe de cellules. La figure 22-9 illustre le résultat. MIS_excel2007.fm Page 628 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 629 © 2007 Groupe Eyrolles Une liste pour filtrer la saisie Info : Vous remarquerez que la formule SOMME() utilise des références absolues (par exemple, $B$2), au lieu de références relatives (par exemple, B2). Ainsi, vous pouvez entrer la règle simulta- nément dans plusieurs cellules. En effet, si vous aviez utilisé des références relatives, Excel aurait modifie les références « en cascade », et la formule serait devenue SOMME(B3:B8), etc.. Pour vous rafraîchir la mémoire sur ce point, reportez-vous à la section du chapitre 8, intitulée « Références absolues ». Vous pouvez également utiliser le type Personnalisé pour éviter les doublons au sein d'une plage de cellules. Par exemple, la formule suivante contrôle la présence d'éven- tuelles autres instances de B3 dans la plage de cellules B2-B7. Cette règle de validation vient se placer en B3. Une liste pour filtrer la saisie L?option Liste est la dernière option que nous n?ayons encore explorée. Cette option est intéressante, car elle va au-delà de la sanction et suggère les entrées possibles. En effet, une cellule dotée de cette règle affiche la liste déroulante associée dès qu?elle est sélec- tionnée. L?utilisateur n?a plus qu?à choisir l?un des éléments de la liste pour saisir rapide- ment une valeur autorisée. Le type Liste autorise également la saisie manuelle, pourvu que cette saisie soit conforme à l?un des éléments proposés dans la liste. Si tel n?est pas la cas, il affiche le message d?erreur défini dans l?onglet Alerte d?erreur. Figure 22-9 Si le total des cellules B2 à B7 est supérieur à la valeur de la cellule B10, la règle rejette la saisie en cours. Bien sûr, vous pouvez combiner cet exemple aux techniques présentées ultérieurement dans ce chapitre, afin de verrouiller la cellule B10 (limite du Budget) et empêcher ainsi les utilisa- teurs de modifier le plafond des dépenses autorisé. =NB.SI(B2:B7;B3)<=1 MIS_excel2007.fm Page 629 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 630 © 2007 Groupe Eyrolles Verrouiller et masquer les cellules Pour créer une telle liste, sélectionnez l?onglet Option de la boîte de dialogue Validation des données, puis dans la zone de liste déroulante Autoriser, sélectionnez Liste. Deux possibilités s?offrent à vous : saisir une liste de valeurs séparées par des points virgules (par exemple, 1;2;3 ou bleu;noir;rouge), ou faire référence à une plage de cellules contenant la liste souhaitée. Pour permettre à l?utilisateur de choisir son entrée dans une liste déroulante, veillez à ce que la case à cocher Liste déroulante dans la cellule soit bien activée. L?exemple de la figure 22-10 modifie la feuille de calcul du chapitre 12. Vous pouvez désormais construire votre bon de commande en sélectionnant directement le nom du produit à commander au sein d?une liste déroulante. Verrouiller et masquer les cellules La fonctionnalité de validation limite les dégâts pouvant être produits par les saisies intempestives, mais elle ne protège pas pour autant votre feuille de calcul contre la sup- pression accidentelle de formules, ou contre les mises en forme altérées par erreur,. Pour prévenir ces dangers, il faut utiliser les fonctions de protection des feuilles de calcul d?Excel. Pour comprendre le fonctionnement de la protection des feuilles de calcul, vous devez savoir que chaque cellule est dotée de deux paramètres concernant la protection. Mais il faut également savoir qu?ils n?entrent en action que quand la feuille est protégée : ? Verrouillée ? Lorsqu?une cellule est verrouillée, vous ne pouvez pas la modifier. Figure 22-10 Cette feuille de calcul utilise des listes. L?avantage de cette approche tient à ce qu?il n?est pas nécessaire de mémoriser tous les noms de produits. Une liste exhaustive des choix possi- bles est à la disposition de l?utilisa- teur. La figure 22-11 présente les paramètres de validation de données qui sous-tendent cette mécanique de sélection. MIS_excel2007.fm Page 630 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 631 © 2007 Groupe Eyrolles Verrouiller et masquer les cellules ? Masquée ? Lorsqu?une cellule est masquée, son contenu ne s?affiche pas dans la barre de formule. La cellule est toujours présente dans la feuille de calcul (son contenu aussi), mais si elle utilise une formule, vous ne pouvez pas lire cette dernière dans la barre de formule. Ces deux paramètres s?utilisent distinctement ou conjointement. Lorsqu?une cellule est à la fois verrouillée et masquée, vous ne pouvez ni la modifier, ni en visualiser le contenu dans la barre de formule. En revanche, si une cellule est masquée, mais non verrouillée, vous pouvez la modifier, mais sans savoir si elle fait appel à une formule car Excel tient cette information secrète. En termes de cellules verrouillées et masquées, l'essentiel à retenir tient à ce que les deux paramètres ne prennent effet que lorsque la feuille de calcul est protégée. Dans la négative (par défaut, toute feuille de calcul est déprotégée), Excel n'active aucun de ces paramètres, même si les cases sont cochées. En d'autres termes, blinder une feuille de calcul implique deux étapes. D'abord, spécifier les cellules à verrouiller et à masquer, puis protéger la feuille afin que ces paramètres prennent effet. Il est intéressant de remarquer que chaque cellule de votre feuille de calcul présente par défaut l?état non masqué (décoché), mais verrouillé (coché). Si vous activez la protec- tion de la feuille de calcul sans apporter aucune modification, l?intégralité de cette dernière passe en lecture seule. Excel utilise cette approche pour une raison précise. En général, la protection d?une feuille de calcul sert à restreindre les possibilités de modifi- cation offertes aux utilisateurs à un jeu de cellules précis. Et il est beaucoup plus simple de désigner quelques cellules comme modifiables, plutôt que de sélectionner toutes les cellules qui doivent être verrouillées (rappelez-vous qu'une feuille de calcul Excel présente des millions de cellules, dont la plupart sont vides). Info : Une fois la feuille de calcul protégée, vous ne pouvez plus modifier les paramètres de pro- tection des cellules. Bien sûr, pour ce faire, vous pouvez lever la protection de la feuille, comme nous allons le voir. Figure 22-11 Les paramètres de validation par liste présentés dans cette boîte de dialogue génèrent la liste des noms de produits stockés dans la plage de cellules indiquée dans la zone Source. Dans cet exemple, NomsProduits désigne la plage de cellules B2:B42 de la feuille Produits. Pour constater l?affichage de la liste en cours de saisie, reportez-vous à la figure 22-10. MIS_excel2007.fm Page 631 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 632 © 2007 Groupe Eyrolles Protéger une feuille de calcul Protéger une feuille de calcul Pour protéger votre feuille de calcul, procédez comme suit : 1. En premier lieu, déverrouillez toutes les cellules dans lesquelles vous souhai- tez autoriser la saisie. Vous pouvez procéder cellule par cellule, ou sélectionner une plage entière. Une fois votre sélection faite, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Format de cellule. La boîte de dialogue Format de cellule s?affiche. 2. Cliquez sur l?onglet Protection. Désactivez la case à cocher Verrouillée, puis cliquez sur OK. Ensuite, vous devez masquer les formules que l?utilisateur de votre classeur ne doit pas voir. Astuce : Vous pouvez verrouiller ou déverrouiller des cellules sans passer par la boîte de dialogue Format de cellule. Sélectionnez les cellules, puis dans le ruban, cliquez sur Accueil>Cellules>For- mat>Verrouiller la cellule. 3. Sélectionnez la ou les cellules contenant les formules à masquer, puis cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Sélectionnez à nouveau Format de cellule. Cette fois, dans l'onglet Protection, activez la case à cocher Masquée. Cliquez ensuite sur OK. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier à la fois les paramètres Masquée et Ver- rouillée d?une cellule ou d?un groupe de cellules simultanément. Une fois l?opéra- tion effectuée, il est temps de protéger la feuille. 4. Sélectionnez Révision>Modifications>Protéger la feuille. Dans la boîte de dialogue Protéger la feuille qui s'affiche, veillez à ce que la case à cocher Pro- téger la feuille et le contenu des cellules verrouillées soit activée. Parallèlement à la protection du contenu des cellules déverrouillées, cette boîte de dialogue permet d'activer/désactiver une liste d'actions Excel que vous autoriserez ou non aux utilisateurs de votre feuille de calcul, comme nous allons le voir à l?étape suivante. 5. Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille à, activez les com- mandes que vous souhaitez autoriser aux tiers. L?approche standard d?Excel consiste à empêcher toute action, sauf la sélection de cellule (les deux premières options). Voici une description des différentes possibilités : - Sélectionner les cellules verrouillées ? Désactivez cette option si vous souhaitez empêcher les utilisateurs d'activer des cellules verrouillées. Info : N?oubliez pas que si vous ne pouvez pas sélectionner une cellule verrouillée, il est égale- ment impossible de copier puis de coller les informations qu'elle contient dans une autre feuille de calcul ou un autre programme. Pour permettre cette opération, laissez la case à cocher Sélection- ner les cellules verrouillées activée. MIS_excel2007.fm Page 632 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 633 © 2007 Groupe Eyrolles Protéger une feuille de calcul - Sélectionner les cellules déverrouillées ? Désactivez cette case à cocher pour empêcher les utilisateurs d'activer des cellules déverrouillées. Cette option n?est pas très utilisée, mais elle se combine avec la précédente (Sélectionner les cellules verrouillées) pour permettre un verrouillage de l'intégralité de la feuille de calcul. - Format de cellule ; Format de colonnes ; Format de lignes ? Activez ces cases à cocher si l?utilisateur doit pouvoir mettre en forme l?élément correspondant. Si vous autorisez la mise en forme des lignes et des colonnes, Excel autorise aussi l?utilisateur à les masquer. Toutefois, Excel n'autorise jamais qui que ce soit à modifier les paramètres de verrouillage et de masquage d'une cellule tant que celle-ci est protégée. - Insérer des colonnes et Insérer des lignes ? Activez ces cases à cocher pour permettre à l?utilisateur d?insérer de nouvelles lignes ou de nouvelles colonnes. - Insérer des liens hypertexte ? Activez cette case à cocher si vous souhaitez que l?utilisateur puisse insérer des liens hypertexte dans des cellules déverrouillées. L?activation de ce paramètre peut s?avérer dangereuse car un lien hypertexte est susceptible de pointer vers tout et son contraire ; d?une autre feuille de calcul à un code malveillant provenant d?une page Web. Pour plus d?informations sur les liens hypertexte, reportez-vous au chapitre 26. - Supprimer les colonnes et Supprimer les lignes ? Activez ces cases à cocher pour autoriser la suppression des colonnes ou des lignes. Vous utilisez cette option à vos risques et périls. En effet, elle permet à l?utilisateur de réduire votre feuille de calcul à néant ; par exemple, de supprimer des plages entières de données, même si celles-ci contiennent des cellules verrouillées. - Tri ? Activez cette case à cocher pour permettre à l?utilisateur de trier des cellules déverrouillées, tout en empêchant le tri des cellules verrouillées. - Utiliser le filtre automatique ? Activez cette case à cocher pour permettre à l?utilisateur d?appliquer un filtrage à tout tableau structuré présent dans la feuille de calcul. Pour plus d?informations sur les tableaux structurés, reportez-vous au chapitre14. - Utiliser des rapports de tableau croisé dynamique ? Activez cette case à cocher pour permettre à l?utilisateur de manipuler les éventuels tableaux croisés dynamiques de la feuille de calcul. Pour plus d?informations sur les tableaux croisés dynamiques, reportez-vous au chapitre 21. - Modifier les objets ? Activez cette case à cocher pour permettre à l?utilisateur de modifier, voire de supprimer des objets incorporés dans la feuille de calcul. Ces objets comprennent les données issues d'autres programmes, mais il s?agit plus généralement d?images ou de graphiques. - Modifier des scénarios ? Activez cette case à cocher pour permettre à l'utilisa- teur de modifier, voire de supprimer les scénarios. Pour plus d'informations sur les scénarios, reportez-vous au chapitre 20. MIS_excel2007.fm Page 633 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 634 © 2007 Groupe Eyrolles Protéger une feuille de calcul 6. Pour empêcher les utilisateurs de lever la protection de la feuille de calcul, spécifiez un mot de passe dans la zone de texte Mot de passe pour ôter la protection de la feuille (voir la figure 22-12). Une fois la feuille protégée, tout utilisateur peut lever la protection. Il lui suffit de sélectionner Révision>Modifications>Ôter la protection de la feuille. Ce cas de figure est raisonnable lorsque vous souhaitez simplement empêcher l?utilisateur de faire des erreurs d?inattention. En revanche, si une altération délibérée de la feuille vous soucie, ou si vous souhaitez que votre travail soit réellement intouchable, mieux vaut protéger avec un mot de passe. Dans l?affirmative, seul un détenteur dudit mot de passe pourra lever la protection de la feuille de calcul. Info : Les spécialistes de la sécurité montrent du doigt les mots de passe Excel, arguant qu?ils sont insuffisants pour repousser les attaques d?un pirate informatique expérimenté. Toutefois, ils res- tent efficaces pour empêcher un utilisateur « normal » de modifier des éléments auxquels il n'est pas censé avoir accès. 7. Cliquez sur OK. Une fois protégée, la feuille de calcul ne présente aucune différence apparente. Toutefois si vous tentez de modifier une cellule verrouillée, un message d?erreur s'affiche et vous explique que la cellule est verrouillée (mais vous explique égale- ment que vous pouvez déprotéger la feuille de calcul en sélectionnant Révi- sion>Modifications>Ôter la protection de la feuille). Astuce : La protection des feuilles de calcul présente une autre caractéristique intéressante : Elle permet de localiser rapidement toutes les cellules déverrouillées. Cliquez simplement sur la touche de Tabulation pour passer d'une cellule déverrouillée à la suivante. Lorsque vous atteignez la der- nière cellule déverrouillée, Excel revient automatiquement à la première. Pour faciliter encore cette navigation, dans une feuille de calcul particulièrement chargée, désactivez l?option Sélec- tionner les cellules verrouillées dans la boîte de dialogue Protéger la feuille. Figure 22-12 La boîte de dialogue Protéger la feuille permet de définir un mot de passe qui empê- chera tout utilisateur non détenteur de ce mot de passe d?ôter la protection de la feuille de calcul. MIS_excel2007.fm Page 634 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 635 © 2007 Groupe Eyrolles Protéger un classeur Protéger un classeur Vous disposez d?un système de protection différent. En effet, Excel permet de protéger la structure d'un classeur. Dans ce cas, il empêche l'utilisateur d'insérer, de déplacer ou de supprimer les feuilles de calcul (ces opérations sont abordées au chapitre 4). La protection du classeur ne protège pas le contenu de vos feuilles. Si vous utilisez la première mais non la seconde, l?utilisateur peut encore modifier toutes les cellules de vos feuilles de calcul. Toutefois, il ne pourra pas supprimer ces feuilles, ni en ajouter de nouvelles. En revanche, si vous utilisez simultanément ces deux modes de protection, l?utilisateur ne peut plus altérer ni vos données, ni la structure de votre classeur. Pour activer la protection d'un classeur, sélectionnez Révision>Modifications>Protéger le classeur>Protéger la structure et les fenêtres. La boîte de dialogue Protéger la struc- ture et les fenêtres s'affiche (voir la figure 22-13). LE COIN DES EXPERTS Plus de contrôle avec le service IRM La protection des feuilles de calcul n?est pas le seul moyen de verrouillage. Microsoft Office dispose d?une autre technologie de contrôle des utilisateurs : le service de gestion des droits relatifs à l?information, ou service IRM (Information Rights Management).. Le service IRM est une fonction puissante qui fait de vous un véritable Big Brother de la feuille de calcul. D?une part, il peut empêcher l?utilisateur de copier des données vers le Presse- papiers ou d?imprimer un classeur. D?autre part, il peut appli- quer une date d?expiration à ce dernier, empêchant ainsi tout accès ultérieur. Plus important, le service IRM est spécifique à l?utilisateur. En d?autres termes, vous pouvez accorder diffé- rentes autorisations à différents utilisateurs. Pour exécuter vous-même le service IRM, vous avez besoin de logiciels de classe industrielle vraiment haut de gamme, No- tamment un serveur d?entreprise qui exécute Windows Server 2003, Active Directory, ainsi qu?une base de données de type SQL Server. (L?article disponible à l?adresse http://www.micro- soft.com/technet/technetmag/issues/ 2005/01/OfficeSpace dé- taille la configuration requise.) À moins d?être à la tête d'une assez grande entreprise, vous ne disposez probablement pas de ces logiciels (ou vous ne souhaitez pas entreprendre une telle configuration simplement pour utiliser le service IRM). Microsoft propose une autre solution et vous permet de sous- crire à son service IRM gratuit, qui s'exécute par le biais d'In- ternet. Si ce service existe depuis plusieurs années, il n?en reste pas moins décrit comme une proposition d?essai gratuit, ce qui implique que Microsoft pourrait parfaitement le factu- rer ultérieurement. Le service IRM de Microsoft utilise l?authentification de « Passport », une technologie qui sous-tend son célèbre ser- vice de courrier électronique en ligne Hotmail. Si vous dispo- sez d?un compte Hotmail, utilisez votre adresse électronique et votre « Passport » pour vous connecter au service IRM de Microsoft. Dans la négative, vous devez créer un compte Hot- mail ou obtenir un « Passport » pour une adresse électronique existante. Ces deux opérations s?effectuent par un processus d'enregistrement Web gratuit et la sélection d?un mot de passe. Globalement, le service IRM est plus un outil spécialisé destiné aux grandes entreprises. Toutefois, pour en faire l'expérience, commencez par sélectionner Révision>Modifications>Proté- ger le classeur>Accès restreint. Suivez les invites d?installation d?une mise à jour Office restreinte qui ajoute les composants IRM, puis abonnez-vous au service IRM gratuit de Microsoft. Vous pourrez alors contrôler l'identité des utilisateurs de votre classeur (en spécifiant leurs adresses électroniques) ainsi que leur marge de man?uvre. Lorsque vous ouvrez un classeur protégé par le service IRM, vous devez fournir votre adresse électronique et votre mot de passe. Excel communique alors avec le service IRM pour iden- tifier vos droits. Si vous ne figurez pas sur la liste des person- nes autorisées, vous restez dehors. Si vous tentez d?ouvrir un classeur protégé par le service IRM sur un ordinateur qui ne dispose pas du complément approprié, Excel vous invite à té- lécharger ce dernier depuis le Web. MIS_excel2007.fm Page 635 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 636 © 2007 Groupe Eyrolles Protéger des plages de cellules La boîte de dialogue Protéger la structure et les fenêtres dispose de deux cases à cocher : ? Structure ? Lorsque vous activez cette option, l?utilisateur du classeur ne peut ni insérer, ni supprimer aucune feuille de calcul. Il ne peut pas non plus renommer une feuille de calcul existante, ni la masquer, ni la déplacer. ? Fenêtres ? Lorsque vous activez cette option, Excel empêche l?utilisateur de modifier la taille ou la position de la fenêtre de votre classeur au sein de la fenêtre Excel. De plus, l'utilisateur ne peut ni utiliser, ni modifier les autres paramètres d'affichage de la fenêtre, tels que le fractionnement des fenêtres ou le blocage des volets (deux paramètres décrits au chapitre 7). Info : Dans de rares cas, vous pouvez utiliser la fonction de protection de la fenêtre pour vous assu- rer que l?utilisateur qui consulte votre classeur ne modifie aucun paramètre d?affichage personna- lisé. Toutefois, la plupart du temps, les utilisateurs installés sur différents ordinateurs peuvent avoir de bonnes raisons de régler ces paramètres (moniteurs, résolutions et verres de lunettes différents). Pour empêcher la levée de la protection de votre classeur, associez un mot de passe à cette protection. Vous pouvez utiliser le même que pour la protection d?une feuille de calcul ou en adopter un autre. Une fois l?opération terminée, cliquez sur OK pour appliquer vos paramètres de protec- tion. Vous pouvez lever la protection du classeur en sélectionnant Révision>Modifica- tions>Ôter la protection du classeur. Si vous avez activé un mot de passe, mieux vaut l'avoir à portée de main. Protéger des plages de cellules Comme nous venons de le voir, des mots de passe permettent de verrouiller des feuilles de calcul ou la structure d'un classeur. Ces possibilités suffisent à la plupart des utilisa- teurs. Toutefois, si vous êtes de ces anxieux qui ont besoin d?une protection plus impor- tante, il existe une possibilité supplémentaire. Vous pouvez ainsi verrouiller individuelle- ment des plages de cellules. Les plages à protéger vont de la cellule unique à un groupe plus important qui incorpore des lignes et des colonnes entières. Info : La possibilité de protéger individuellement des plages de cellules semble intéressante. Toutefois, le mieux est souvent l?ennemi du bien. Après tout, souhaitez-vous vraiment gérer un Figure 22-13 La boîte de dialogue Protéger la structure et les fenêtres ressemble à la boîte de dialogue Protéger la feuille, mais dispose d?options spécifiques aux classeurs. MIS_excel2007.fm Page 636 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 637 © 2007 Groupe Eyrolles Protéger des plages de cellules classeur au moyen de dizaines de zones protégées par des mots de passe distincts ? Autant que faire se peut, épargnez-vous les complications : isolez les données à protéger en les plaçant dans une feuille de calcul dédiée. Voici comment ajouter une protection à une plage de cellules spécifique : 1. Sélectionnez les cellules à protéger. 2. Sélectionnez Révision>Modifications>Permettre la modification des plages. La boîte de dialogue Permettre la modification des plages s?affiche. 3. Cliquez sur Nouvelle pour créer votre première plage. La boîte de dialogue Nouvelle plage s?affiche (voir la figure 22-14). 4. Saisissez un titre et un mot de passe pour la plage. Il n?est pas nécessaire de renseigner explicitement la zone Fait référence aux cellu- les car Excel la remplit automatiquement avec les cellules sélectionnées à l?étape 1. Il ne vous reste donc plus qu?à fournir un titre explicite (par exemple, « Budget ») et un mot de passe qui permettra à son détenteur de déverrouiller la plage pour y modifier les cellules. 5. Cliquez sur OK. Excel ajoute votre plage à la liste qui figure dans la boîte de dialogue Permettre la modification des plages (voir la figure 22-15). Vous pouvez à présent cliquer une fois de plus sur Nouvelle pour créer d'autres plages protégées, ou sur OK pour fermer la boîte de dialogue. 6. Sélectionnez Révision>Modifications>Protéger la feuille, saisissez un mot de passe maître (connu de vous seul), puis cliquez sur OK. N?oubliez pas que vos plages ne seront protégées par mot de passe qu?une fois la protection de la feuille de calcul activée. À présent, si des utilisateurs souhaitent modifier certaines zones de votre feuille de calcul, vous pouvez leur accorder le mot de passe de plage correspondant. Toute- fois, ne partagez pas le mot de passe de protection de la feuille de calcul. Il ne doit être connu que de vous. Figure 22-14 La boîte de dialogue Nouvelle plage vous permet de fournir trois informations clés sur votre plage : le titre, les références des cellules et un mot de passe. MIS_excel2007.fm Page 637 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 638 © 2007 Groupe Eyrolles Autoriser des utilisateurs spécifiques à modifier une plage La figure 22-16 illustre ce qui se passe lorsque vous commencez une saisie dans une cellule appartenant à une plage protégée. Autoriser des utilisateurs spécifiques à modifier une plage Tout comme la protection des feuilles de calcul et des classeurs, la protection des plages de cellules permet de restreindre l?accès au moyen de mots de passe, que l?utilisateur doit fournir pour modifier une des cellules protégées. Vous pouvez également accorder des autorisations en passant par les comptes d?utilisateur de Windows (ces comptes constituent le système d?ouverture de session que Windows utilise pour permettre à plusieurs utilisateurs de partager un même ordinateur). Cette option est un peu plus délicate à manier. Pour qu?elle fonctionne correctement, la personne qui utilise votre classeur doit ouvrir une session sur le même ordinateur que vous ou sur le même serveur. En d?autres termes, cette technique fonctionne à l'échelle d'équipes réduites sur un réseau d'entreprise, mais n'est d'aucun secours aux utilisateurs Excel indépendants. N?oubliez pas que les autorisations qu?accorde le compte d?utilisateur fonctionnent parallèlement au mot de passe de la plage de cellules. Autrement dit, pour verrouiller une plage, le processus reste celui décrit à la section précédente. Ensuite, vous accordez à certaines personnes la possibilité de modifier directement la plage, sans requérir aucun mot de passe. Figure 22-15 Le classeur associé à cette boîte de dialogue présente une seule plage protégée. La boîte de dialogue permet de modifier une plage (cliquez sur Modifier) ou de la supprimer (cliquez sur Supprimer). Vous pouvez égale- ment ajouter des paramètres d?autorisation Windows (nous les exami- nons dans la section suivante). Figure 22-16 Caractéristique intéressante des plages de cellules protégées, l'utilisateur du classeur n'a pas besoin de désactiver la protection de manière explicite. En effet, dès le début de la saisie, Excel affiche une boîte de dialogue contextuelle qui l?invite à saisir son mot de passe, comme sur la figure. Il lui suffit de la remplir et le voilà prêt à travailler dans la zone pour laquelle il a décroché son autorisation grâce au mot de passe. MIS_excel2007.fm Page 638 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 639 © 2007 Groupe Eyrolles Autoriser des utilisateurs spécifiques à modifier une plage Astuce : Si vous n?avez aucune intention d?utiliser le mot de passe de plage de cellules, gardez-le pour vous. En revanche, il prendra toute son utilité lorsqu?un utilisateur devra modifier votre clas- seur une fois déconnecté du réseau de l?entreprise (par exemple, si un de vos collègues l?emporte sur son portable). En effet, à ce stade, Excel n?est plus en mesure d'identifier l?utilisateur par son compte et ce dernier doit se tourner vers le mot de passe de la plage de cellules pour déverrouiller cette dernière. Voici comment appliquer des autorisations de compte d?utilisateur : 1. Sélectionnez Révision>Modifications>Permettre la modification des plages. La boîte de dialogue Permettre la modification des plages s?affiche. 2. Sélectionnez la plage à utiliser. Si vous n?en avez encore créée aucune, cliquez sur le bouton Nouvelle, puis ajou- tez-en une. Suivez les étapes de la section précédente pour créer la plage. 3. Cliquez sur Autorisations d?accès. Une boîte de dialogue Autorisation pour s?affiche. Vous avez probablement déjà rencontré une fenêtre similaire si vous avez modifié des autorisations sur vos fichiers. Cette boîte de dialogue répertorie tous les utilisateurs autorisés à accéder à la plage et à contourner le mot de passe. Pour l'instant, cette liste est vide. 4. Cliquez sur Ajouter pour entrer votre premier utilisateur. La boîte de dialogue Sélectionnez Utilisateurs ou Groupes s?affiche (voir la figure 22-17). 5. Dans la zone de saisie du bas, tapez le nom de l?utilisateur. Excel doit disposer de deux informations : l?emplacement où l?utilisateur ouvre ses sessions (sur l?ordinateur local, sur un serveur du réseau ou sur un domaine Windows) et l?identité de l?utilisateur (son nom d?utilisateur). Pour saisir un nom d?utilisateur correctement, vous devez fournir ces deux éléments séparés par une barre oblique arrière ( \ ). Par exemple, si l?utilisateur Jean ouvre ses sessions sur le domaine Ventes son nom d'utilisateur complet sera Ventes\Jean. Figure 22-17 Vous pouvez ignorer sans crainte, tous les boutons de cette boîte de dialogue. Pour ajouter un utilisateur, il suffit de saisir son nom dans la zone de saisie Entrer les noms des objets à sélectionner. Cet exemple ajoute l?utilisateur Patrick. MIS_excel2007.fm Page 639 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Partie 6 : Partager des données 640 © 2007 Groupe Eyrolles Autoriser des utilisateurs spécifiques à modifier une plage Astuce : Vous avez oublié le nom de l?utilisateur ? Pour le retrouver, inspectez la fenêtre d'ouver- ture de session de Windows ou allez voir votre administrateur réseau préféré. Plutôt que d?utiliser un nom d?utilisateur, vous pouvez utiliser un nom de groupe. Il vous évitera bien des maux de tête et vous fera gagner du temps. L?encadré sui- vant de ce chapitre, intitulé « Organiser les utilisateurs en groupes », vous expli- que comment procéder. 6. Cliquez sur OK pour ajouter l?utilisateur. Si vous avez fait une erreur, par exemple, en saisissant un nom d?utilisateur inexis- tant ou non défini sur l?ordinateur ou le domaine choisi, vous êtes renvoyé à la boîte de dialogue Impossible de trouver le nom où vous pourrez corriger le tir. Si vous avez saisi une plage d?utilisateurs valide, Excel l?ajoute à la liste des utilisa- teurs autorisés (voir la figure 22-18). 7. Vous pouvez à présent revenir à l?étape 4 pour ajouter un autre utilisateur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK. Vous revenez à la boîte de dialogue Permettre la modification des plages. 8. Cliquez sur OK pour revenir à la feuille de calcul. Rappelez-vous : vous devez sélectionner Révision>Modifications>Protéger la feuille afin d?activer la protection de la feuille de calcul ; condition sine qua non pour que vos paramètres prennent effet. Astuce : Si vous souhaitez obtenir le répertoire intégral de toutes les plages protégées, leurs mots de passe respectifs et les utilisateurs qui y ont accès, avant de cliquer sur OK, cochez la case Coller les informations sur les autorisations dans le nouveau classeur. Excel génère un nouveau classeur, et y consigne les informations demandées. Une fois la feuille de calcul protégée, elle se comporte un peu différemment. À présent, l'utilisateur autorisé n'est pas conscient qu'il effectue sa saisie dans une zone restreinte. Par exemple, si Patrick entame l?édition d?une des cellules de la plage Budget, Excel POUR GAGNER DU TEMPS Organiser les utilisateurs en groupes Accorder des autorisations à des utilisateurs spécifiques peut rapidement devenir un vrai casse-tête. Avant même que vous ne le sachiez, ce classeur à l'origine destiné à une seule per- sonne a fait le tour de toute l'entreprise et vous voilà à consa- crer toutes vos pauses déjeuner à modifier la liste des utilisateurs autorisés. Pour simplifier ce genre de tâches, les administrateurs réseau expérimentés utilisent des groupes. Ainsi, Jean et toute son équipe se verraient affecter au même groupe SecteurVentes. Dès lors, il suffirait de configurer votre classeur de sorte qu'il accepte ce groupe et non chacun de ses membres individuel- lement. Mieux encore, lorsque de nouvelles recrues sont inté- grées au groupe SecteurVentes, elles ont automatiquement accès à votre classeur. Et si notre cher Henri est licencié, il suf- fit à l'administrateur système de l'éliminer du groupe. Il n?aura alors plus accès à votre classeur, sans que vous ayez pour autant à modifier vos paramètres de protection. MIS_excel2007.fm Page 640 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16 Chapitre 22 ? Protéger les classeurs 641 © 2007 Groupe Eyrolles Autoriser des utilisateurs spécifiques à modifier une plage vérifie tranquillement son compte d?utilisateur, constate qu?il figure dans votre liste et le laisse poursuivre sa saisie. En revanche, si une autre personne tente d?apporter une modification dans ces mêmes cellules, Excel affiche la boîte de dialogue qui l?invite à entrer son mot de passe, comme précédemment (voir la figure 22-16). Figure 22-18 Lorsque vous ajoutez un utilisateur à la liste, cet utilisateur est automatique- ment coché dans la colonne Autoriser, indiquant qu?il est autorisé à modifier la plage sans mot de passe. Vous pouvez également utiliser la colonne Refuser pour exclure des utilisateurs spécifiques. Toutefois, cette approche est rarement intéressante car elle induit un trop grand nombre de failles dans la sécurité. Vous remarquerez également qu?Excel a reconstitué tout seul le domaine sous lequel l?utilisateur Patrick se connecte, et comme il s?agit d?une connexion en local sur l?ordinateur, il a ajouté de lui-même le nom de l?ordinateur. MIS_excel2007.fm Page 641 Mardi, 24. juillet 2007 4:50 16

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Auteur:Matthew MacDonald
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