Open ERP, a modern approach to integrated business management


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Open ERP, a modern approach to integrated business management Release 1.0 Fabien Pinckaers Geoff Gardiner 2009-04-09 i CONTENTS ii Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0 CONTENTS 1 I Foreword 7 1 Open Source software at the service of management 11 2 The Open ERP Solution 13 2.1 Why this book? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.2 Who?s it for? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3 Structure of this book 15 4 Dedication 17 II First steps with Open ERP 19 5 Installation and Initial Setup 23 5.1 The architecture of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 5.2 The installation of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 5.3 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 5.4 New Open ERP functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 6 Guided Tour 41 6.1 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 6.2 To connect to Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 6.3 Installing new functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 6.4 Guided Tour of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 7 Developing a real case 67 7.1 Use case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 7.2 Functional requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 7.3 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 7.4 Installing and configuring modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 7.5 Database setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 7.6 Testing a Purchase-Sale workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 III Managing Customer Relationships 89 8 Leads, Business Opportunities and Campaigns 93 8.1 Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 8.2 Leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0 2 CONTENTS 8.3 Sales Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 9 Customer Relationship Management 107 9.1 Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 9.2 Case management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 9.3 Profiling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 10 Communications Tools 127 10.1 Microsoft Outlook interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 10.2 Mozilla Thunderbird interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 10.3 Microsoft Word interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 IV General Accounting 137 11 From invoice to payment 141 11.1 Accounting workflow and the automatic generation of invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 11.2 Invoicing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 11.3 Accounting entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 11.4 Management of payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 12 Financial Analysis 167 12.1 Managing accounts payable / creditors and accounts receivable / debtors . . . . . . . . . . . . . . . 167 12.2 Statutory taxes and accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 12.3 Company Financial Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 13 Configuring Accounts from A to Z 183 13.1 Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 13.2 Journals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 13.3 Periods and fiscal years . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 13.4 Payment Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 13.5 Entries at the start of a year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 V Effective Management of Operations 191 14 Analytic Accounts 195 14.1 To each enterprise [his] own analytic chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 14.2 Putting analytic accounts in place . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 14.3 Analytic records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 14.4 Financial Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0 CONTENTS 3 15 Organization of Human Resources 211 15.1 Managing Human Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 15.2 Timesheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 16 Services Management 223 16.1 Managing Service Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 16.2 Planning that improves leadership . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 16.3 Treatment of expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 17 Internal Organization and Project Management 233 17.1 Project management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 17.2 The art of productivity without stress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 VI Stock and Manufacturing 243 18 Logistics and Stock Management 247 18.1 Understanding double-entry stock management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 18.2 Complete workflow from supplier to customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 18.3 Stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 18.4 Logistics Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 18.5 Import / Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 18.6 Warehouses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 18.7 Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278 18.8 Management of lots and traceability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 18.9 Management by Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284 18.10 Advanced elements of stock management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 19 Manufacturing 297 19.1 Management of production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 19.2 Bills of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 19.3 Multi-level Bills of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 19.4 Manufacturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307 19.5 Workflow for complete production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 19.6 Production order in detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 19.7 Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320 19.8 Calculation of lead times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 19.9 Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 19.10 Events and barcodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0 4 CONTENTS 19.11 Treatment of exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332 19.12 Manual procurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 19.13 Management of waste products and secondary products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335 19.14 Management of repairs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337 VII Sales and Purchasing 343 20 Management of Sales 347 20.1 Sales Quotations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347 20.2 Management of Packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 20.3 Management of Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354 20.4 Control of deliveries and invoicing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356 20.5 Management of Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357 20.6 Margin Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360 20.7 Price management policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364 20.8 Rebates at the end of a campaign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370 20.9 Open orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372 20.10 Layout templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373 21 Purchasing Management 375 21.1 All the elements of a complete workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375 21.2 Analyis of purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384 21.3 Supplier relationship management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385 21.4 Analytic accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386 VIII Process and Document Management 387 22 Process 389 22.1 The integration of processes into the management system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389 22.2 Workflows and User Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 23 Integrated Document Management 403 23.1 The importance of good document management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403 23.2 Classic document management solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404 23.3 The Open ERP solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405 23.4 Internal and external access using FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407 23.5 Mapping between Open ERP resources and directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408 23.6 Managing Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0 CONTENTS 5 23.7 Virtual Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 23.8 Standardizing Structures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 23.9 Searching for documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 23.10 Integration with emails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 23.11 Working with users? changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 23.12 Version Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 23.13 Documents used for company processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 IX System Administration and Implementation 419 24 Configuration & Administration 423 24.1 Creating a Configuration Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 24.2 Configuring the menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 24.3 User Login . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 24.4 Managing access rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 24.5 Groups and Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430 24.6 Configuring workflows and processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 24.7 Configuring reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434 24.8 Importing and exporting data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441 25 Implementation Methodology 449 25.1 Requirements Analysis and Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449 25.2 Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450 25.3 User training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453 25.4 Support and maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454 X Conclusion 457 26 You aren?t alone 461 26.1 Bypass the technical difficulties by using the SaaS offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 26.2 Consult the available resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 Index 463 Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0 6 CONTENTS

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